Varovanje zasebnosti

1. Uvodna določila

Študentska svetovalnica ŠOU v Ljubljani, Zavod za svetovalne dejavnosti in z njo kapitalsko, lastniško in upravljavsko povezani osebe (v nadaljnjem besedilu: »študentska svetovalnica«) nudi posebno skrb varnosti vašim osebnim podatkom. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili pridobljeni ali posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki z namenom čim bolj učinkovite zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov določa, kako Študentska svetovalnica obdeluje vaše osebne podatke, ki nam jih posredujete neposredno ali posredno ali jih dobimo prek naše spletne strani ter o pravicah, ki vam v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pripadajo. Ta izjava o zasebnosti je bila nazadnje spremenjena 27.02.2020. To izjavo o zasebnosti lahko občasno tudi spremenimo, skupaj s preteklimi verzijami, jo objavimo na naši spletni strani.

V Izjavi o varstvu osebnih podatkov, skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba GDPR”), vključujemo naslednje informacije:

kontaktne informacije upravljavca osebnih podatkov,
namene, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov,
čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,
pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
veljavnost izjave o varstvu osebnih podatkov.

2. Osnovni podatki o upravitelju – Študentska svetovalnica

Naziv organizacije: Študentska svetovalnica ŠOU v Ljubljani, Zavod za svetovalne dejavnosti

Sedež organizacije: Kersnikova ul. 4, 1000 Ljubljana

Matična številka: 3655822000

Davčna številka: 18891993

Identifikacijska številka za DDV: SI 18891993

Transakcijski račun: IBAN SI56 6100 0002 1493 025

Telefon: +386 438-02-53

E-pošta: info@svetovalnica.com

Spletna stran: https://www.svetovalnica.com/

Ustanovitelji: ŠOU v Ljubljani

Datum ustanovitve: 27. 11. 2009

Direktor: Matjaž Štolfa

3. Katere osebne podatke obdelujemo

Kaj so osebni podatki?
Osebni podatek je katerikoli podatek v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, kot na primer: ime in priimek, domači naslov, lokacija (telefon lahko oddaja lokacijo), spletni identifikator (IP naslov), elektronski naslov, telefonska številka ipd.

Kaj pomeni obdelava osebnih podatkov in kdaj se osebni podatki lahko obdelujejo?
Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če tako določa zakon, ali če je podana ustrezna pravna podlaga. V okviru zavoda študentska svetovalnica obdelujemo osebne podatke študentov ter drugih posameznikov, ki so koristili naše storitve ter osebne podatke obiskovalcev socialnih omrežij zavoda.

Tako za različne namene lahko obdelujemo naslednje identifikacijske podatke o posamezniku: ime, priimek, naslov, začasni naslov, elektronski naslov, rojstni datum, EMŠO, davčna številka, mobilna telefonska številka, številka osebnega dokumenta idr. V primeru, da evidentiramo podatke o mladoletnih osebah, zaprosimo tudi za soglasje njega staršev ali skrbnika.

Uporabniki spletne strani študentska svetovalnica se lahko vselej prostovoljno odločite ali boste preko spletnega obrazca stopili v stik z nami in katera morebitna brezplačna interaktivna orodja boste na spletni strani uporabljali. Pri uporabi brezplačnih interaktivnih orodij uporabnikov ni mogoče identificirati. Posamezniki lahko na elektronske naslove, objavljene na naših spletnih straneh, naslovite tudi elektronsko sporočilo. V tem primeru se prostovoljno odločite, katere osebne podatke nam želite zaupati.

Ob vsakem obisku spletnih strani, ki jih upravlja študentska svetovalnica se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP-številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu; verzija brskalnika, obiskana podstran, čas in trajanje obiska, stran, s katere je bila zahtevana datoteka, datum in uro zahteve, čas, porabljen na spletni strani, količina prenesenih podatkov, status dostopa - ali je bila datoteka prenesena ali ni bila najdena in podobno).

V sklopu teh namenov spletne strani uporabljajo piškotke, katerih narava je podrobneje predstavljena v Politiki uporabe piškotkov na spletni strani. Ti podatki se obdelujejo z namenom vodenja statistike obiskov na naši spletni strani, za izboljšanje delovanja spletnih strani in za zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov.

Študentska svetovalnica prek digitalnih socialnih omrežij Facebook in Instagram stopa v stik s posamezniki in širšo javnostjo, zaradi česar je pomembno, da se posamezniki seznanijo tudi s pravili teh omrežij oz. z njihovimi politikami zasebnosti ter z nastavitvami zasebnosti.

Kadar dostopate do računa Facebook ali spletnih storitev študentske svetovalnice prek digitalnih socialnih omrežij ali se povežete s storitvijo prek digitalnega socialnega omrežja, lahko podatki o vas vključujejo tudi uporabniško identifikacijo in/ali uporabniško ime, ki je povezano s posameznim digitalnim socialnim omrežjem, vse podatke ali vsebine, za katere dovolite, da jih digitalno socialno omrežje deli z nami, kot je prikazana fotografija, elektronski naslov ali seznam prijateljev, in vse podatke, ki ste jih javno objavili v zvezi s posameznim socialnim omrežjem.

Podrobnejše informacije o namenih in obsegu obdelovanja osebnih podatkov s strani ponudnikov digitalnih vsebin lahko pridobite neposredno pri ponudnikih teh storitev, upravljavcih teh socialnih digitalnih omrežij oziroma neposredno v okviru teh digitalnih socialnih omrežij. Študentska svetovalnica ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito vaših osebnih podatkov v okviru navedenih socialnih omrežij, spletnih storitev ter vseh njim pripadajočih spletnih mest.

V okviru znanstvenih raziskav lahko poleg zgoraj navedenega obdelamo dodatne osebne podatke za vsako raziskavo ali študijo. Vrsta in obseg osebnih podatkov se lahko v teh primerih razlikujejo; dodatne informacije o tem bodo spremljale zadevno raziskavo ali študijo.

4. Za katere namene obdelujemo vaše osebne podatke?

Zavod Študentska svetovalnica je bil ustanovljen novembra 2009 z namenom pomagati študentom in mladim na njihovi študijski poti ter razreševati njihova pravna in socialna vprašanja. Našim uporabnikom nudimo odgovore na vprašanja o njihovih pravicah in možnostih, jim svetujemo in jih usmerjamo na prave naslove. Pomagamo tudi pri osebnih težavah posameznika.

Osnovno poslanstvo zavoda Študentska svetovalnica je skrb za študente in mlade na vseh področjih. Z zagotavljanjem pravnega, socialnega in svetovanja za študij v tujini, bivanja v Študentski hiši SRCE in posredovalnico sob m2 nudimo mladim celostno podporo na njihovi študijski poti. Zavod Študentska svetovalnica se zavzema za pravno in socialno varnost mladih in študentov ter za njihov osebnostni razvoj.

V zavodu Študentska svetovalnica želimo biti prepoznaven, ugleden in zaupanja vreden zavod, ki s strokovnim pristopom in občutkom za pravno in socialno varnost posameznika zagotavlja prave odgovore na zastavljena vprašanja in nudi brezplačne storitve za mlade in študente.

Študentska svetovalnica obdeluje osebne podatke tudi za izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

5. Kaj je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov?

Da bi lahko obdelovali vaše osebne podatke, mora obstajati pravna podlaga za to, kot je določeno v Splošni uredbi GDPR. Obdelava je zakonita le in v kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe (programa, razpisa), katerega pogodbenik (udeleženec, kandidat) je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe (prijave k programu, prijava na razpis ipd);
obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Študentska svetovalnica uporablja naslednje zakonske podlage (odvisno od vrste zadevnih osebnih podatkov): obdelava za izvedbo pogodbe oz. obligacijskega razmerja (npr. razpisa, odgovori na vprašanja, svetovanja ipd), obdelava za izpolnitev zakonske obveznosti, obdelava za izvedbo zakonitega interesa ali obdelava na podlagi vaše privolitve.

5.1. Obdelava na izvedbo pogodbe oz. obligacijskega razmerja:

V okviru izvrševanja pogodbenih in obligacijskih pravic ter obveznosti študentske svetovalnice do posameznikov, ki so z zavodom stopili v kontakt.

5.2. Obdelava za izpolnitev zakonskih obveznosti:

Obdelovati moramo določene podatke o posameznikih na podlagi zakonodaje, kot je Zakon o visokem šolstvu, Zakon o raziskovalni in razvojni dejavnosti, Zakon o knjižničarstvu, Zakon o varnosti in zdravju pri delu, Stanovanjski zakon, Zakon o varstvu dokumentiranega in arhivskega gradiva in arhivih idr.

5.3. Obdelava za izvedbo zakonitega interesa:

Zaradi ravnovesja interesov lahko obdelavo vaših osebnih podatkov izvedemo za namen varovanja zakonitih interesov nas samih ali tretjih oseb. V vsakem primeru se obdelava podatkov izvaja v naslednjih primerih za varovanje zakonitih interesov:

ukrepi za upravljanje in nadaljnji razvoj naših storitev in produktov;
ukrepi za zaščito pred nezakonitim ravnanjem;
v okviru pravnih postopkov.

To pomeni, da vaše podatke obdelujemo za namene, kot so naslednji:

zagotavljanje, vzdrževanje in izboljšanje naših storitev za potrebe študentov in druge zainteresirane javnosti,
razvijanje novih storitev,
razumevanje, kako posamezniki uporabljajo naše storitve, da zagotovimo in izboljšamo učinkovitost delovanja naših storitev,
prilagajanje naših storitev z namenom zagotavljanja boljše uporabniške izkušnje,
obveščanje o dogodkih, novostih in ostalih aktivnostih študentske svetovalnice,
zagotavljanje oglaševanja, da so lahko nekatere naše storitve na voljo brezplačno našim študentom in ostali zainteresirani javnosti,
odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar, zlorab in varnostnih ali tehničnih težav v naših storitvah,
izvajanje raziskav, ki izboljšujejo naše storitve in koristijo javnosti,
izpolnjevanje obveznosti do naših partnerjev, kot so razvijalci in imetniki pravic,
uveljavljanje pravnih zahtevkov, vključno s preiskavo morebitnih kršitev veljavnih pogojev storitve.

5.4. Obdelava osebnih podatkov na podlagi soglasja

Če se ne uporablja nobena od prej navedenih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, vas bomo prosili za vaše soglasje pri obdelavi določenih osebnih podatkov. Vaše soglasje nam omogoča oblikovanje personaliziranih in segmentiranih obvestil o dogodkih, ugodnostih, posredovanje revij, brošur in reklamnega gradiva študentske svetovalnice ter naših pogodbenih partnerjev.

Soglasje lahko kadar koli prekličete.

6. Omejitve posredovanja osebnih podatkov

Po potrebi bomo za izvajanje določenih del, ki prispevajo k našim storitvam, pooblastili druga podjetja in posameznike. V takem primeru lahko študentska svetovalnica posreduje osebne podatke tudi takšnim skrbno izbranim zunanjim obdelovalcem, ki bodo z zavodom sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: “Pogodba o obdelavi”). Zunanjim obdelovalcem bomo tovrstne podatke posredovali oziroma naredili dostopne samo v obsegu, ki ga zahteva določen namen. Teh podatkov zunanji obdelovalec ne sme uporabljati v nobene druge namene, pri čemer izpolnjuje najmanj vse standarde obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Zunanji obdelovalci so študentski svetovalnici pogodbeno zavezani k spoštovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.

Študentska svetovalnica na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago. Študentska svetovalnica se bo npr. odzvala na zahteve sodišč, organov pregona in drugih državnih organov, ki lahko vključujejo tudi državne organe druge države članice EU.

7. Obdobje hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih osebnih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.

Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.

8. Pravice posameznika v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Uresničevanje vaših pravic v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov vam zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja. O vaši zahtevi bomo odločili v enem mesecu po prejemu vaše zahteve. V primeru kompleksnosti in večjega števila zahtev lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca. Če podaljšamo rok, vas o vsakem takem podaljšanju obvestimo v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.

Zahteve v zvezi z uresničevanjem vaših pravic lahko pošljete preko elektronskega naslova info@svetovalnica.com ali po pošti na naš naslov.

Kadar zahtevo predložite z elektronskimi sredstvi, vam informacije, kadar je mogoče, zagotovimo z elektronskimi sredstvi, razen če ne zahtevate drugače.

Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko:

zaračunamo razumno pristojbino, pri čemer upoštevamo administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa, ali
zavrnemo ukrepanje v zvezi z zahtevo.

Omogočamo vam naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov:

pravico do dostopa do podatkov
pravico do popravka
pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«)
pravico do omejitve obdelave
pravico do prenosljivosti podatkov
pravico do ugovora

(1) pravica do dostopa do podatkov

Vedno imate pravico do seznanitve, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki in če se, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

namene obdelave,
vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo,
uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki,
predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
obstoja pravice, da se lahko od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi,
pravice do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
kadar osebni podatki niso zbrani od vas, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom.

(2) pravica do popravka

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi vami ter ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

(3) pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja vaše osebne podatke izbrišemo, kadar velja eden od naslednjih razlogov:

kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
kadar prekličete privolitev, na podlagi katere poteka obdelava, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
kadar ugovarjate obdelavi podatkov, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo noben prevladujoči zakoniti razlogi,
kadar so bili osebni podatki obdelani nezakonito,
kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom.

(4) pravica do omejitve obdelave

Pravico imate doseči, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja eden od naslednjih primerov:

kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost osebnih podatkov,
je obdelava nezakonita, vi pa nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
vaših osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
če te vložili ugovor v zvezi z obdelavo, ki temelji na zakonitih interesih podjetja, dokler se ne preveri, ali naši zakoniti razlogi prevladajo nad vašimi razlogi.

Kadar je bila obdelava vaših osebnih podatkov omejena v skladu s prejšnjim odstavkom, se taki osebni podatki z izjemo njihovega shranjevanja obdelujejo le z vašo privolitvijo, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe.

Pred preklicem omejitve obdelave vaših osebnih podatkov smo vas o tem dolžni obvestiti.

(5) pravica do prenosljivosti podatkov

Pravico imate, da prejmete vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabni in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas osnovni upravljavec pri tem oviral, kadar obdelava temelji na vaši privolitvi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Na vašo zahtevo, kadar je to tehnično izvedljivo, se lahko osebni podatki neposredno prenesejo k drugemu upravljavcu.

(6) pravica do ugovora

Kadar vaše podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa za namene trženja, lahko taki obdelavi kadar koli ugovarjate.

Vaše osebne podatke prenehamo obdelovati, razen če dokažemo nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

9. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Morebitno pritožbo, v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov, lahko pošljete preko elektronskega naslova info@svetovalnica.com ali po pošti na naš naslov.

V primeru, da o vaši zahtevi ne odločimo v zakonskem roku ali vašo zahtevo zavrnemo imate možnost vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu.

Prav tako imate pravico, da vložite pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.

Če ste uveljavljali pravico do dostopa do podatkov in po prejeti odločitvi menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vložite obrazloženo pritožbo pri podjetju v roku 15 dni. O vaši pritožbi moramo odločiti kot o novi zahtevi v osmih delovnih dneh.

10. Končne določbe

Za vse, kar ni zapisano v tej Izjavi o varstvu osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja.

11. Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov pri ŠOU Ljubljana: Mag. Bojan Rajer bojan.rajer@pduc.si

Študentska svetovalnica

Ljubljana, dne 27.2.2020

Izjava o varstvu osebnih podatkov